Contoh Minit Mesyuarat (Format dan Panduan Penulisan)

MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat bukanlah perkara yang asing jika kita menghadiri sesuatu mesyuarat. Dalam erti kata lain, tidak lengkaplah sesuatu mesyuarat jika tiada minitnya. Ikuti hingga tamat artikel ini untuk dapatkan contoh minit mesyuarat serta format dan panduan penulisan.

Apakah itu Minit Mesyuarat?

Minit mesyuarat berfungsi sebagai rekod rasmi yang mencatat butiran perbincangan, keputusan, dan tindakan yang dipersetujui dalam sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat penting sebagai sumber rujukan pada masa hadapan. Oleh itu, minit mesyuarat yang telah siap, perlu diedarkan mengikut tempoh masa yang ditetapkan supaya pihak yang terlibat dapat melaksanakan tindakan- tindakan susulan yang telah diputuskan.

Komponen Asas dalam Minit Mesyuarat

Secara dasarnya, komponen penting yang perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat adalah seperti berikut:

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Advertisement

1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan (daripada mesyuarat lalu)
3. Perkara-perkara Berbangkit
4. Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan
5. Hal-hal Lain
6. Penangguhan

Komponen asas penyediaan minit mesyuarat adalah bergantung pada agenda yang telah dibincangkan bersama dengan pihak urus setia mesyuarat. Namun, sekiranya sesuatu mesyuarat diadakan buat kali pertama, tiada minit mesyuarat yang akan diedarkan semasa panggilan mesyuarat dibuat.

Struktur Minit Mesyuarat

Dalam minit mesyuarat, terdapat beberapa struktur yang perlu diambil kira sebelum minit mesyuarat diedarkan kepada ahli mesyuarat. Antaranya ialah:

1. Maklumat Mesyuarat
   • Nama dan bilangan mesyuarat, tarikh, masa dan tempat.
     
2. Senarai Kehadiran
   • Nama pegawai atau ahli mesyuarat mengikut kekananan.
   • Didahului oleh jawatan pegawai dan diikuti nama penuh pegawai.
   • Bezakan HADIR, HADIR BERSAMA, TIDAK HADIR, TURUT HADIR, dan URUS SETIA.
3. Perutusan Pengerusi
   • Mengandungi catatan tentang perkara penting yang telah dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat. Biasanya terdiri daripada:
     • Kata alu-aluan
     • Ucapan Tahniah/ Takziah
     • Berita Semasa
     • Makluman lain
     • Ulasan ahli mesyuarat (berserta tindakan)
       
4. Pengesahan Minit Mesyuarat
   • Mengesahkan minit mesyuarat lepas. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.
   • Boleh diabaikan sekiranya ‘one-off meeting’.
     
5. Perkara-perkara Berbangkit
   • Kandungan utama minit mesyuarat.
   • Mengikut turutan agenda secara penulisan (walaupun bukan secara
     lisannya).
     
6. Pembentangan Kertas Cadangan/Kerja Untuk Keputusan
   • Bagi mesyuarat tertentu sahaja.
   • Maklumat yang perlu direkodkan:
     • Tajuk kertas kerja
     • Pihak yang menyediakan kertas kerja
     • Tujuan utama kertas kerja disediakan
     • Isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas kerja
     • Pandangan/komen ahli mesyuarat berkaitan dengan isu-isu yang dibangkitkan dalam kertas kerja
     • Keputusan mesyuarat tentang isu yang dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.
       
7. Pembentangan Kertas Makluman
   • Bagi mesyuarat tertentu sahaja.
   • Maklumat yang perlu direkodkan:
     • Tajuk kertas makluman
     • Pihak yang menyediakan kertas makluman
       
8. Hal-hal Lain
   • Bahagian ini merekodkan perkara di luar agenda mesyuarat.
   • Catatkan tindakan sekiranya perlu.
     
9. Penutup
   • Bahagian ini merekodkan perkara yang berikut:
     • Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan.
     • Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.
     • Sertakan nama pencatat minit/jawatan berserta nama jabatan/bahagian dan tarikh.
       

Contoh Minit Mesyuarat

Rujuk contoh minit mesyuarat di bawah untuk format dan panduan penulisan.

Mudah kan? Hanya perlu ikut format, anda mampu menyiapkan minit mesyuarat dalam masa yang singkat sahaja.